Optimer din arbejdsdag i D365: Den ultimative guide

I en travl hverdag, hvor effektivitet og overblik er altafgørende, er det vigtigt at have de rigtige værktøjer. For brugere af Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations (D365FO) er en af de mest kraftfulde, men ofte oversete, funktioner muligheden for at skabe personlige arbejdsområder. Et arbejdsområde er et centralt dashboard, designet til at samle alle de opgaver, data og links, du har brug for i din specifikke rolle. I stedet for at navigere gennem utallige menuer for at finde frem til de samme skærmbilleder dag efter dag, kan du med et velkonfigureret arbejdsområde få direkte adgang til dine vigtigste funktioner. Dette sparer ikke kun tid, men reducerer også risikoen for fejl og skaber en mere fokuseret og produktiv arbejdsoplevelse.

Denne artikel vil guide dig igennem processen, fra oprettelsen af dit allerførste arbejdsområde til avancerede tilpasningsteknikker, der vil transformere den måde, du interagerer med systemet på. Uanset om du ønsker at overvåge specifikke transaktioner, have hurtig adgang til kundelister eller blot samle links til dine mest anvendte rapporter, vil du her lære, hvordan du skræddersyr D365FO til netop dine behov.

Sådan opretter du dit nye arbejdsområde: En trin-for-trin guide

At oprette et nyt arbejdsområde er overraskende enkelt og er det første skridt mod en mere personaliseret brugerflade. Følg disse enkle trin for at komme i gang.

1. Gå til dit Dashboard: Start på hovedlandingssiden i D365FO, hvor alle dine eksisterende arbejdsområder vises.
2. Åbn personaliseringsmenuen: Højreklik på et tomt område på siden. Det er ofte lettest at gøre dette helt ude i højre side for at undgå at klikke på et eksisterende element.
3. Vælg 'Personaliser': En menu vil dukke op. Vælg den mulighed, der typisk hedder noget i stil med 'Personaliser: TilePageContainer'.
4. Tilføj et arbejdsområde: I den personaliseringsrude, der nu åbnes, skal du klikke på plus-ikonet (+) og vælge 'Tilføj et arbejdsområde'.

Et nyt arbejdsområde-felt vil nu dukke op på dit dashboard, sandsynligvis med et standardnavn som "Mit arbejdsområde 1" og placeret som det sidste element. Nu er det tid til at gøre det til dit eget.

Omdøbning og flytning for bedre organisering

Et standardnavn er sjældent beskrivende. For at omdøbe dit nye arbejdsområde skal du højreklikke på det og vælge 'Personaliser'. I personaliseringsruden kan du nu indtaste et mere meningsfuldt navn, f.eks. "Mine produktionsordrer" eller "Kreditorstyring".

Placeringen er også vigtig. For at flytte dit arbejdsområde skal du igen højreklikke og vælge 'Personaliser denne formular'. En værktøjslinje vises. Vælg 'Flyt'-værktøjet (ikonet med fire pile). Dit arbejdsområde bliver nu gråt, hvilket indikerer, at det er klar til at blive flyttet. Du kan nu trække og slippe det til den ønskede position på dit dashboard.

Fyld dit arbejdsområde med liv: Tilføjelse af komponenter

Et tomt arbejdsområde er ikke til megen nytte. Den virkelige værdi opstår, når du begynder at tilføje dynamiske komponenter, der giver dig information og hurtig adgang. Der er primært tre typer elementer, du kan tilføje: fliser, lister og links. Hver type har sit eget formål.

Fliser (Tiles): Visuel overvågning med tællere

Fliser er ideelle til at overvåge data, der kræver din opmærksomhed. De kan vise en tæller, f.eks. antallet af forfaldne fakturaer eller nye salgsordrer. Dette giver et øjeblikkeligt visuelt signal om opgaver, der skal handles på.

Sådan tilføjer du en flise:

1. Naviger til den listeside, du vil overvåge (f.eks. 'Alle salgsordrer').
2. Anvend eventuelt et filter (f.eks. status = 'Åben').
3. Gå til 'INDSTILLINGER' i handlingsbåndet og vælg 'Føj til arbejdsområde'.
4. Vælg dit nye arbejdsområde fra rullemenuen.
5. Under 'Præsentation' skal du vælge 'Flise' og klikke på 'Konfigurer'.
6. Giv flisen et navn, og vigtigst af alt, slå 'Vis antal på flise' til. Klik OK.

Du har nu en aktiv flise på dit arbejdsområde, der konstant opdateres med det relevante antal.

Lister (Lists): Detaljerede data direkte på dit dashboard

Lister er perfekte til data, du ofte har brug for at referere til. I stedet for blot en tæller, viser en liste en mini-tabel med udvalgte kolonner direkte i dit arbejdsområde. Det kunne være en liste over dine top-10 kunder eller igangværende produktionsordrer.

Sådan tilføjer du en liste:

1. Naviger til den relevante formular eller listeside.
2. Gå til 'INDSTILLINGER' > 'Føj til arbejdsområde'.
3. Vælg dit arbejdsområde.
4. Under 'Præsentation' skal du vælge 'Liste' og klikke på 'Konfigurer'.
5. Giv listen et navn, og vælg de kolonner, du ønsker at vise. Vælg kun de mest essentielle for at bevare overblikket. Klik OK.

Listen vil nu blive vist i dit arbejdsområde, og du kan sortere, filtrere og endda klikke på links i listen for at gå direkte til den fulde post.

Links: Hurtige genveje til dine favoritsteder

Links er den simpleste måde at tilføje navigation til dit arbejdsområde. De fungerer som bogmærker til sider, rapporter eller funktioner, du bruger ofte, men som ikke nødvendigvis behøver at blive vist som en liste eller flise.

Sådan tilføjer du et link:

1. Naviger til den side, du vil linke til.
2. Gå til 'INDSTILLINGER' > 'Føj til arbejdsområde'.
3. Vælg dit arbejdsområde.
4. Under 'Præsentation' skal du vælge 'Link' og klikke på 'Konfigurer'.
5. Giv linket et navn og eventuelt et gruppenavn for at organisere dine links. Klik OK.

Sammenligning af komponenter

For at hjælpe dig med at vælge det rigtige element til opgaven, er her en hurtig sammenligningstabel:

Avancerede teknikker for superbrugere

Når du mestrer det grundlæggende, kan du tage din personalisering til det næste niveau med mere avancerede teknikker, der yderligere forbedrer din arbejdsgang.

Tilføjelse af forudfiltrerede data

En af de mest kraftfulde funktioner er muligheden for at tilføje fliser og lister, der er baseret på et specifikt, gemt filter. Forestil dig en flise, der kun tæller produktionsordrer, der er 'Startet', eller en liste, der kun viser fakturaer, der forfalder inden for de næste 7 dage. Dette er muligt ved at gemme en visning.

Processen er som følger:

1. Gå til den ønskede listeside (f.eks. 'Alle produktionsordrer').
2. Anvend de filtre og sorteringer, du ønsker (f.eks. Status = 'Startet' og sorteret efter leveringsdato).
3. Bemærk, at knappen 'Føj til arbejdsområde' nu er deaktiveret. Det er fordi, systemet kræver, at denne specifikke visning gemmes først.
4. Klik på navnet på den aktuelle visning (typisk 'Standardvisning') øverst til venstre og vælg 'Gem som'.
5. Giv din nye visning et sigende navn, f.eks. "Startede produktionsordrer", og klik på 'Gem'.
6. Nu hvor visningen er gemt, er knappen 'Føj til arbejdsområde' igen aktiv. Du kan nu tilføje denne filtrerede visning som en flise eller liste til dit arbejdsområde, og den vil altid vise de data, der matcher dit gemte filter.

Gør dit arbejdsområde til din startside

For brugere, der tilbringer størstedelen af deres tid inden for et specifikt funktionsområde, kan det være en enorm fordel at gøre deres specialiserede arbejdsområde til den side, der indlæses, når de logger ind i D365FO. Som standard er mulighederne for startsider begrænsede, men det er ofte muligt, eventuelt med hjælp fra en systemadministrator, at tilføje brugerdefinerede arbejdsområder til listen over mulige startsider. Dette sikrer, at du starter din dag med det mest relevante overblik og kan gå i gang med dine opgaver med det samme, uden unødvendige klik.

Ofte Stillede Spørgsmål (OSS)

Hvad er den største fordel ved at bruge arbejdsområder?

Den primære fordel er en markant forbedring af effektiviteten. Ved at samle de mest relevante data, opgaver og links på ét sted, minimerer du den tid, du bruger på at navigere i systemet. Dette fører til en hurtigere og mere fokuseret arbejdsdag.

Kan jeg dele mit personlige arbejdsområde med mine kolleger?

Direkte deling af en personlig konfiguration er typisk ikke muligt for en almindelig bruger. Dog kan en systemadministrator ofte tage en veldesignet personalisering, gemme den og derefter publicere den til andre brugere eller brugergrupper. Dette er en fantastisk måde at sikre en ensartet og effektiv arbejdsgang på tværs af et team.

Hvorfor kan jeg ikke tilføje filtrerede data direkte?

Systemet kræver, at du gemmer din filtrerede visning først for at skabe et stabilt referencepunkt. Når du tilføjer en gemt visning til et arbejdsområde, linker du til denne definition. Hvis du kunne tilføje et midlertidigt filter, ville systemet ikke vide, hvad det skulle vise, næste gang du åbnede arbejdsområdet.

Hvorfor har nogle arbejdsområder, som f.eks. 'Dokumentstyring', ikke mulighed for at blive tilføjet som startside?

Nogle af de nyere arbejdsområder i D365FO er bygget på en anden teknisk platform, der ikke altid har den traditionelle handlingsmenu ('INDSTILLINGER'). Funktioner, der er afhængige af denne menu, som f.eks. tilføjelse til startsider via visse udvidelser, er derfor ikke tilgængelige for disse specifikke arbejdsområder.

Ved at investere lidt tid i at oprette og tilpasse dine arbejdsområder kan du fundamentalt ændre din oplevelse med Dynamics 365. Du går fra at være en passiv bruger af et standardsystem til at blive en aktiv designer af dit eget, højeffektive arbejdsmiljø.