Hvad laver en salgsoperationsdirektør?

Når en virksomhed oplever vækst, er det spændende tider. Flere kunder, flere aftaler og et voksende salgsteam. Men med vækst følger også kompleksitet. Flere målinger skal spores, flere medarbejdere skal styres, og processerne skal kunne skaleres. Mange salgsledere tror, at vækstperioder udelukkende handler om handling – at ansætte flere sælgere, øge træningen og lukke flere handler. Refleksion over arbejdsgange og processer kan virke kontraintuitivt, men det er netop nu, det er allervigtigst at strømline og optimere. At have en dedikeret person eller afdeling til at håndtere dette er nøglen til bæredygtig succes. Her kommer salgsoperationsdirektøren (Sales Operations Director) ind i billedet.

Denne artikel vil dykke ned i, hvad en salgsoperationsdirektør laver, og hvordan denne rolle er afgørende for at forenkle datastyring, fokusere på de vigtigste KPI'er og forberede præcise rapporter hurtigt. Vi vil udforske de fem hovedansvarsområder, der definerer rollen, og hvordan man kan måle succes inden for hver af dem, så salgsteamet kan præstere optimalt, selv under kraftig vækst.

Rollen som Salgsoperationschef

En salgsoperationschef (Sales Ops Manager) sørger for, at salgsafdelingen kører gnidningsfrit, så salgschefen kan fokusere på det, de gør bedst: at lede salgsteamet. Dette kan betyde mange ting, men i de fleste tilfælde indebærer jobbeskrivelsen for en salgsoperationschef at administrere salgsdata, udarbejde salgsrapporter, sætte mål og lave omsætningsprognoser. De er også ansvarlige for salgets teknologistak (tech stack) og håndterer teamets kompensationsplaner.

Disse ansvarsområder medfører også særlige udfordringer, som vi vil behandle i denne artikel:

• At opnå nøjagtig synlighed i teamets præstation i realtid.
• At sammenligne individuelle præstationer inden for et salgsteam.
• Bedre prognoser for at hjælpe sælgerne med at arbejde som et team.
• At skabe, kommunikere og kompensere for forståelige mål.
• Vedligeholdelse af CRM-systemet og andre salgsværktøjer.

For at udføre disse opgaver effektivt er det nyttigt at have ledelseserfaring, problemløsningsevner og en skarp forretningsforståelse. Da salgsoperationer er ansvarlige for strategisk planlægning og nøglebeslutninger, der påvirker virksomhedens rentabilitet, er flere års erfaring afgørende.

Salgsoperationer vs. Salgsaktivering (Sales Enablement)

Før vi dykker ned i, hvordan salgsoperationsteamet løser ovenstående udfordringer, er det vigtigt at adressere forskellene mellem salgsoperationer og salgsaktivering. Begge teams fokuserer på at styrke salgsledere til at støtte sælgere. Men salgsaktiveringsteams fokuserer mere på at hjælpe sælgere med værktøjer, vejledning og materialer til at pleje kundeemner gennem købsrejsen og i sidste ende lukke handler. På den anden side hjælper salgsoperationsteamet salgsledere med at vælge og implementere effektive salgsmetoder samt at navigere i de fem punkter, vi nu vil udforske i detaljer.

1. Få præcis synlighed i teamets præstation i realtid

Hver sælger har sit eget mål og sin egen kvote for måneden, kvartalet og året, men sætter du mål for hele salgsteamet? Hvis ikke, er det på tide at starte. Mål for individuelle sælgere er et vigtigt værktøj, men uden teammål er det svært at spore teamets samlede præstation og rapportere om deres fremskridt.

Hvis du skalerer op eller udvider til nye salgsområder, kan det virke overvældende at styre målene for et voksende team. For at håndtere teammål effektivt har du brug for to ting: Et godt CRM-system og en solid salgsproces.

Du har brug for et CRM, der hjælper dig med let at sammenligne salgspræstationer på tværs af et stort antal sælgere, så du hurtigt kan forberede rapporter om teamets fremskridt og løse problemer. Et moderne CRM-system giver dig mulighed for fuldt ud at tilpasse dit dashboard, så du kan spore de salgsmålinger, der er vigtigst for dig.

Du har også brug for en effektiv, aktivitetsbaseret salgsproces med veldefinerede KPI'er (Key Performance Indicators), som du kan spore. Hver sælger skal følge nøjagtig den samme proces med hver klient. En god salgsproces foreskriver de aktiviteter, der skal finde sted i hver fase af salgspipelinen: foretage opkald, booke møder, planlægge demoer. På den måde er onboarding hurtig og problemfri, og du ved, hvad sælgerne formodes at gøre på bestemte tidspunkter i salgsprocessen. For at få den realtidsinformation ud af CRM'et, skal opdatering af CRM'et være en integreret del af salgsprocessen. Derfor er et simpelt, brugervenligt CRM så vigtigt: du vil have, at sælgerne bruger det hver dag, så du har de data, du skal bruge til at lave dine rapporter.

2. Sammenligning af individuelle præstationer i salgsteamet

Det er vigtigt at se, hvordan teamet klarer sig som helhed, men hvordan bidrager hver enkelt sælger til teamets præstation? Du skal kunne dykke ned og se hver enkelt sælgers præstation. Dataanalyse hjælper dig og salgslederne med at være proaktive med procesforbedringer og præstationsforbedringer.

Ved at se på et dashboard for hver underpræsterende sælger og sammenligne deres nuværende og historiske data, vil du bedre kunne forstå, hvorfor de kæmper. Måske har din sælger bare en dårlig måned og har brug for opmuntring. Måske underpræsterer de konsekvent. Du kan også opdage, at mange sælgere har problemer med en bestemt fase af pipelinen. Den slags information er et rødt flag: du har måske ikke et problem med dine sælgere, men et problem med din salgsproces. Det kan være tid til at revurdere processen og ændre det, der ikke virker.

Et indblik i præstationen for hvert salgsteam, ned til den enkelte sælger, vil hjælpe dig med at træffe informerede beslutninger. Og at have dashboards, der viser dig realtidsinformation, betyder, at du kan se problemerne og adressere dem nu, mens de sker, i stedet for i slutningen af måneden, når dine mål ikke er nået.

3. Bedre prognoser for at styrke teamwork

Du er nødt til at kanalisere konkurrence til noget, der er sundt for dit team. Du vil have dem til at konkurrere som en gruppe, men du vil stadig have en ild under hver af dine sælgere, så de stræber efter at overgå sig selv. Det er en svær balance at opretholde, men nøjagtige salgsprognoser kan hjælpe dig med dette.

Tænk over det: hvis du laver unøjagtige prognoser og budgetter og sætter urealistiske mål for teamet, vil sælgerne ikke reagere godt og kan give hinanden skylden, når teamet ikke når målene. Men hvis du prognosticerer godt, og alle opdaterer CRM'et, kan du se, hvor alle er, og skabe teammål, der både er udfordrende og realistiske. Du forventer ikke det umulige af dit team, men du giver dem et lille skub og arbejder sammen med salgschefen for at fortælle teamet, at de kan nå disse mål, men kun hvis de arbejder sammen.

Konkurrence på tværs af teams er en anden strategi, der vil hjælpe dig med at fokusere dine sælgeres konkurrenceenergi. Hvis du administrerer flere salgsteams, kan denne strategi fremme sund konkurrence. Når teams konkurrerer, er sælgerne frie til at være så konkurrencedygtige, som de vil. Det reducerer risikoen for ubehageligheder mellem enkeltpersoner, der skal arbejde sammen hver dag.

4. Skabelse af forståelige mål og kompensationsplaner

En anden måde at håndtere sælgeres konkurrenceinstinkter på? En retfærdig kompensationsstruktur, der belønner enkeltpersoner for fremragende arbejde, men også opfordrer teamet til at arbejde sammen.

En måde at gøre dette på er at skabe en lagdelt kompensationsstruktur. En sådan struktur kan se således ud: 50% af en sælgers provision er bundet til et individuelt mål, mens de andre 50% er bundet til teamets mål. Procenterne vil variere baseret på dit team og din organisations mål og behov.

Du kan også beholde den individuelle provisionsstruktur, men tilbyde bonusser til sælgere, når teammålet er nået, eller parre mere erfarne sælgere med nye medarbejdere. Disse senior-sælgere kan fungere som mentorer, eller de kan hjælpe med træning, så nye sælgere hurtigt kommer op i gear og når deres mål ved udgangen af kvartalet. Træning i kommunikationsevner, analytiske færdigheder og pleje af kunderelationer vil også i høj grad hjælpe nye sælgere med at øge deres salgsproduktivitet.

5. Valg og vedligeholdelse af CRM og andre salgsværktøjer

Teamwork er ofte mere et procesproblem end et kompensationsproblem. En måde at få dit team til at arbejde sammen på er at vælge et CRM, som sælgerne kan lide og har tillid til. Hvis sælgerne ikke kan lide dit CRM, kan den mistillid sprede sig – sælgere bliver vrede på hinanden, hvis de føler, at de får dårlige leads, eller at deres hårde arbejde ikke bliver målt nøjagtigt.

Et CRM, der tilbyder gennemsigtighed om disse ting, hjælper sælgere med at vurdere kvaliteten af deres kundeemner og overbeviser dem om, at deres arbejde bliver set. Desværre kan selv det fineste CRM ikke løse ét problem: den lejlighedsvise problematiske sælger. Hvis én sælger holder teamet tilbage, kan du overveje at flytte dem til et team, der er bedre egnet til deres færdigheder. Dette er en svær samtale at have, men et CRM kan hjælpe. Som salgsoperationschef brugte du data fra CRM'et til at trække sælgerens data og teamets data – det var sådan, du opdagede, at der var et problem. Nu kan du bruge disse data til at forhindre, at din samtale potentielt udvikler sig til en råbekamp.

Gode data er en salgsoperationschefs bedste ven

Som salgsoperationschef er det dit job at sætte mål og drive teamets vækst. Du bør ikke blive overvældet af de data, du skal arbejde med dagligt. Din proces skal være hurtig, pålidelig og fokusere på det, der betyder mest. Du arbejder måske ikke direkte med sælgerne, men du er ansvarlig for at sætte deres mål, styre processen og måle deres præstation. Alt dette er en udfordring til enhver tid. Når din virksomhed skalerer op, kan det virke særligt svært, men du kan gøre det. Med de rigtige værktøjer kan du spore, måle og prognosticere mere pålideligt og effektivt, og konstant forbedre dit teams præstation og din egen, uanset hvor hurtigt din virksomhed vokser.