SharePoint-integration i Dynamics 365 F&O

Effektiv dokumenthåndtering er en hjørnesten i moderne forretningsdrift. For virksomheder, der bruger Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations (F&O), er evnen til at vedhæfte, kategorisere og tilgå dokumenter direkte fra systemet afgørende for at opretholde strømlinede processer og et solidt revisionsspor. En af de mest kraftfulde funktioner i denne sammenhæng er integrationen med SharePoint Online, som fungerer som en robust og skalerbar lagerløsning. Denne artikel giver en dybdegående vejledning i, hvordan man konfigurerer og optimerer dokumenthåndtering med SharePoint i Dynamics 365, med særligt fokus på de nyeste opdateringer omkring brugergodkendelse.

Grundlæggende om Dokumenthåndtering i Dynamics 365

Dokumenthåndtering, også kendt som 'document handling', giver brugere mulighed for at vedhæfte noter, filer og links til specifikke poster i Dynamics 365. Dette kan være alt fra en scannet faktura på en kreditorpost til en produktmanual på en vare. Systemet bruger 'dokumenttyper' til at kategorisere disse vedhæftninger. Hver dokumenttype kan konfigureres til at blive gemt på en bestemt lokation.

Dynamics 365 kommer med et standardsæt af dokumenttyper:

• Fil: Til upload af filer som PDF, Word-dokumenter, etc.
• Billede: Til upload af billedfiler.
• Note: Til at tilføje simple tekstnoter.
• URL: Til at linke til en ekstern webadresse.

Som standard er 'Fil' og 'Billede' konfigureret til at bruge Azure Blob Storage, men den store fordel opnås ved at konfigurere SharePoint som lagerlokation, hvilket åbner for bedre samarbejdsmuligheder og udnyttelse af Microsoft 365-økosystemet.

Konfiguration af SharePoint som Lagerlokation

At bruge SharePoint Online som din primære lagerlokation for vedhæftninger i Dynamics 365 F&O er en strategisk beslutning. Det kræver dog en omhyggelig opsætning, især med de seneste ændringer i godkendelsesmekanismerne.

Vigtig Opdatering: Ny Brugergodkendelse (Version 10.0.40 og nyere)

Tidligere anvendte Dynamics 365 en high-trust-forbindelse til SharePoint. Denne metode er nu forældet. Med funktionen 'SharePoint user authentication' aktiveret, benytter systemet en ny mekanisme, der forbedrer sikkerhed og overholdelse. Denne ændring betyder, at interaktive sessioner bruger den loggede brugers kontekst, mens ikke-interaktive batch-scenarier bruger applikationsadgang via Entra ID (tidligere Azure Active Directory).

For at batch-job kan få adgang til SharePoint, skal en Entra ID-administrator give samtykke én gang for hele tenanten. Dette gøres ved at køre et specifikt PowerShell-script, som tildeler 'Sites.ReadWrite.All'-tilladelsen til Dynamics 365 F&O-applikationen. Uden dette samtykke vil batch-job, der interagerer med SharePoint-dokumenter, fejle.

Trin-for-trin Opsætning

1. Gå til Dokumentstyringsparametre: Naviger til siden 'Document management parameters'.
2. Konfigurer SharePoint-fanen: Under fanen 'SharePoint' skal du angive din 'Default SharePoint server'. Systemet forsøger ofte at detektere dette automatisk (f.eks., dinvirksomhed.sharepoint.com).
3. Test Forbindelsen: Siden tilbyder to testmuligheder:
   • Test interactive SharePoint connection: Verificerer, at en logget bruger kan oprette forbindelse.
   • Test batch SharePoint connection: Verificerer, at applikationsadgangen for batch-job er korrekt konfigureret.
4. Opret en SharePoint Dokumenttype: Gå til siden 'Document types' og opret en ny type. I feltet 'Class' vælges 'Attach file', og i feltet 'Location' vælges 'SharePoint'. Angiv derefter den specifikke SharePoint-mappeadresse.

Brugeradgang og Fejlfinding

For at en bruger succesfuldt kan tilgå dokumenter gemt på SharePoint via Dynamics 365, skal flere betingelser være opfyldt:

• Brugeren skal have en gyldig Microsoft 365-licens.
• Brugeren skal være en intern bruger i tenanten, ikke en ekstern gæstebruger.
• SharePoint-sitet skal eksistere og være konfigureret til at tillade indeksering i søgeresultater.
• Sitet må ikke anvende 'managed device policies', da dette er inkompatibelt med integrationen.
• Brugeren skal have de nødvendige tilladelser til den specifikke mappe, hvor dokumentet er gemt.

Hvis brugere oplever problemer med at åbne eller se forhåndsvisninger af dokumenter, bør du først verificere, at administratorkontoen har en tilknyttet e-mailadresse i brugerindstillingerne. Test derefter adgangen med en almindelig brugerkonto for at sikre, at tilladelserne er korrekte.

Avancerede Indstillinger og Tilpasning

Ud over den grundlæggende opsætning tilbyder Dynamics 365 flere muligheder for at finjustere dokumenthåndteringen.

Styring af Filtyper og -størrelse

Under 'Document management parameters' > 'File types' kan du definere præcis, hvilke filtyper (f.eks., .pdf, .docx, .jpg) der må vedhæftes. Dette er en vigtig kontrolmekanisme for at undgå uønskede eller potentielt skadelige filer. Du kan også indstille en maksimal filstørrelse for uploads. Bemærk, at når du bruger SharePoint, er der en teknisk grænse på 262 MB pr. fil.

Forhåndsvisning af Dokumenter (WOPI)

Forhåndsvisningsfunktionen bruger Web app Open Platform Interface (WOPI), som typisk leveres af Office Online Server. Standardindstillingen peger på en cloud-baseret server. For on-premises installationer skal der opsættes en lokal Office Online Server for, at forhåndsvisning virker. Hvis forhåndsvisning ikke virker, kan det skyldes, at WOPI-tjenestens token er udløbet. En administrator kan opdatere dette under 'Document management parameters'.

Gendannelse og Historik af Vedhæftninger

Dynamics 365 har indbygget funktionalitet til at beskytte mod utilsigtet sletning og til at spore ændringer.

• Udskudt Sletning (Attachment Recovery): Når denne funktion er aktiveret, fungerer den som en papirkurv. Slettede vedhæftninger opbevares i en konfigurerbar periode (f.eks. 30 dage), hvor de kan gendannes.
• Dokumenthistorik: Hvis aktiveret, oprettes der en revisionslog for hver vedhæftning. Du kan se, hvornår en fil blev oprettet, slettet, gendannet eller flyttet, og af hvem.

Eksport af Vedhæftninger

Fra og med version 10.0.40 er det muligt at eksportere vedhæftninger i bulk. Dette er nyttigt for arkivering eller dataoverførsel. Funktionen findes under 'Organization administration' > 'Document management parameters' > 'Export attachments'. Her kan du specificere, hvilke tabeller og hvilken tidsperiode du vil eksportere vedhæftninger fra.

Nedenstående tabel viser konfigurationsmulighederne for eksportjobbet:

Jobbet køres typisk som et batch-job, og resultatet er et eller flere ZIP-arkiver vedhæftet til eksportkonfigurationen.

Ofte Stillede Spørgsmål (FAQ)

Hvad er forskellen på 'document handling' og 'document management'?

Der er ingen forskel. Begge termer refererer til den samme funktionalitet. Navngivningen har varieret i forskellige versioner af produktet.

Kan vedhæftninger gemmes direkte i databasen?

Nej. Som standard gemmes vedhæftninger i Azure Blob Storage. SharePoint er en alternativ, konfigurerbar lagerlokation. At gemme store filer i SQL-databasen frarådes generelt på grund af omkostninger og ydeevne.

Hvis jeg ved en fejl sletter en vedhæftning fra Azure Blob Storage, kan den så gendannes?

Uden funktionen 'Udskudt Sletning' aktiveret, er en sletning permanent. Når filen er slettet fra Azure Blob, kan den ikke gendannes. Det er derfor stærkt anbefalet at aktivere gendannelsesfunktionen.

Hvordan scanner man vedhæftninger for virus?

Dynamics 365 F&O har ikke en indbygget virusscanner. Systemet tilbyder dog 'delegates' (udvidelsespunkter), som udviklere kan bruge til at integrere med en tredjeparts scanningstjeneste. Virksomheden er selv ansvarlig for at vælge og implementere en sådan løsning.

Hvordan ved vi, hvor meget lagerplads vi har brugt?

Microsoft Dynamics Lifecycle Services (LCS) giver information om lagerforbrug. Derudover udsendes proaktive meddelelser, når du nærmer dig dine grænser for database- og fillagring.