Guide til Dynamics 365 F&O Licensering

At navigere i licensstrukturen for Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) kan virke som en kompleks opgave. Med forskellige brugertyper, prisniveauer og tekniske krav er det afgørende for enhver organisation at have en klar forståelse for at sikre korrekt licensering, undgå unødvendige omkostninger og opretholde fuld compliance. En forkert licensstrategi kan føre til enten overforbrug på unødvendige licenser eller i værste fald driftsforstyrrelser på grund af manglende overholdelse af reglerne. Denne artikel fungerer som en dybdegående guide, der afmystificerer Dynamics 365 F&O-licensering og giver dig de værktøjer, du har brug for til at træffe de rigtige beslutninger for din virksomhed.

Prisstruktur og Licensmodeller

Grundlaget for F&O-licensering er bygget op omkring en model med basis- og tillægslicenser (kendt som "base" og "attach" licenser). Funktionaliteten i Dynamics 365 F&O er primært opdelt i to separate applikationer: Dynamics 365 Finance og Dynamics 365 Supply Chain Management. En virksomhed skal vurdere, om de har brug for den ene eller begge applikationer for at dække deres forretningsprocesser.

Hver bruger skal have én "base-licens", som købes til fuld pris. Dette er brugerens primære Dynamics 365-applikation. Herefter kan yderligere kvalificerede applikationer tilføjes som "attach-licenser" til en betydeligt reduceret pris. For F&O-brugere er listen over kvalificerede attach-apps meget bred og inkluderer CRM-funktionaliteter som Dynamics 365 Sales og Customer Service.

Prisoversigt

Priserne kan variere, og det er vigtigt at bemærke, at Microsoft har annonceret prisændringer, der træder i kraft den 1. oktober 2024. De vejledende priser er som følger:

• Enkelt app (Base): En licens til enten Finance eller Supply Chain Management koster typisk $210 USD pr. bruger pr. måned.
• Kombineret licens (Base + Attach): De fleste fulde brugere har brug for funktionalitet fra begge apps. Her køber man én app som base ($210 USD) og tilføjer den anden som en attach-licens for kun $30 USD. Den samlede pris for en fuld bruger med adgang til både Finance og Supply Chain Management lander derfor på $240 USD pr. bruger pr. måned.
• Attach af andre D365-apps: En bruger med en F&O-licens kan tilføje andre apps, f.eks. Dynamics 365 Sales Enterprise, for omkring $20 USD i stedet for fuld pris på $95 USD.

Det er vigtigt at understrege, at en attach-licens giver præcis den samme funktionalitet som en base-licens; forskellen er udelukkende prisen.

Forskellige Typer af Brugerlicenser

For at imødekomme forskellige brugerbehov og optimere omkostningerne findes der flere licenstyper. Valget afhænger af den enkelte medarbejders rolle og interaktion med systemet.

Minimumskrav for Licenser

En vigtig regel for Dynamics 365 Finance & Operations er minimumskravet for antallet af licenser. En organisation skal købe mindst 20 fulde brugerlicenser af enten Dynamics 365 Finance eller Dynamics 365 Supply Chain Management. Det er ikke muligt at opdele dette krav, f.eks. ved at købe 10 Finance- og 10 SCM-licenser. Man skal forpligte sig til 20 licenser af én af de to kerneapplikationer.

Analyse af Licensbehov: Funktionel og Teknisk Tilgang

For at tildele de korrekte og mest omkostningseffektive licenser er det nødvendigt at analysere, hvilke adgange hver bruger har brug for. Dette kan gøres både via brugergrænsefladen i F&O og teknisk via SQL-databasen.

Funktionel Analyse (Frontend)

Systemet tilbyder indbyggede rapporter til at estimere licensbehov baseret på brugernes tildelte sikkerhedsroller.

1. Analyse af adgangspunkter (Entry Point Analysis): Denne analyse bruges til at bestemme antallet af Operations (Full User), Activity og Team Member licenser. Rapporten tæller, hvilken type adgang en brugers sikkerhedsroller kræver. Find rapporten her:
   • Systemadministration -> Forespørgsler -> Licens -> Antal brugerlicenser.
2. Analyse af rettighedsniveau (Privilege Level Analysis): Når det er fastslået, at en bruger har brug for en Operations-licens, bruges denne analyse til at bestemme, hvilken specifik licens det skal være (Finance, SCM eller Commerce). Find rapporten her:
   • Systemadministration -> Forespørgsler -> Licensrapporter -> Estimat for brugerlicens.

Teknisk Analyse (SQL Database)

For en mere detaljeret og ofte hurtigere analyse kan man forespørge direkte i SQL-databasen. For at forstå dette er det vigtigt at kende hierarkiet:

• Licenstypen (Activity, Team Member, Operations) er defineret på menupunkt-niveau.
• Menupunkter er knyttet til rettigheder (privileges).
• Rettigheder er samlet i roller (roles).
• Den højeste licenstype på tværs af alle rettigheder i en rolle bestemmer den licens, som rollen kræver.

I databasetabellerne bruges følgende navne for licenstyperne:

• Universal: Team Member
• Activity: Activity
• Enterprise: Operations (Full User)

SQL-forespørgsel til at se roller, rettigheder og licenstype:

select distinct b.NAME as 'Role name', d.Name as 'Privilege Name',d.identifier,g.SKUNAME from SecurityRole b join SecurityRolePrivilegeExplodedGraph c on c.securityrole = b.recid join SecurityPrivilege d on c.SECURITYPRIVILEGE = d.recid join licensingserviceplansprivilege g on g.PRIVILEGERECID = d.recid

SQL-forespørgsel til at se roller, menupunkter og deres licenstype:

select distinct b.NAME as 'Role name',case when h.USERLICENSETYPE = 4 THEN 'Enterprise' when h.USERLICENSETYPE = 0 THEN 'None' when h.USERLICENSETYPE = 7 THEN 'Activity' when h.USERLICENSETYPE = 6 THEN 'Universal' end as 'Role License Type', h.resourcename as MenuItemName, case when l.MAINTAINLICENSE = 4 THEN 'Enterprise' when l.MAINTAINLICENSE = 0 THEN 'None' when l.MAINTAINLICENSE = 7 THEN 'Activity' when l.MAINTAINLICENSE = 6 THEN 'Universal' end as 'Menu Item Maintain License Type', case when l.VIEWLICENSE = 4 THEN 'Enterprise' when l.VIEWLICENSE = 0 THEN 'None' when l.VIEWLICENSE = 7 THEN 'Activity' when l.VIEWLICENSE = 6 THEN 'Universal' end as 'Menu Item View License Type' from SecurityRole b join SecurityRolePrivilegeExplodedGraph c on c.securityrole = b.recid join SystemSecurityPermissionEntity h on h.SECURITYROLENAME = b.name join SECURITYMENUITEMLICENSES l on l.IDENTIFIER = h.RESOURCENAME

Ved at bruge disse analyser kan en organisation præcist identificere, hvilke sikkerhedsobjekter der øger licensomkostningerne, og optimere rollerne for at sikre korrekt og omkostningseffektiv licensering.

Håndhævelse af Licens-compliance fra 2025

Microsoft tager et stort skridt mod automatiseret håndhævelse af licensreglerne. Fra den 1. november 2025 vil systemet aktivt begynde at håndhæve licens-compliance. Det betyder, at organisationer skal sikre, at alle brugere har de korrekte licenser tildelt for at undgå driftsforstyrrelser. Det er afgørende at handle proaktivt og gennemgå licenstildelingen i god tid inden denne dato.

Ofte Stillede Spørgsmål (FAQ)

Hvad koster en fuld Dynamics 365 F&O-bruger?

En fuld bruger med adgang til både Finance og Supply Chain Management koster typisk $240 USD pr. bruger pr. måned. Dette opnås ved at købe én app som base-licens og den anden som en stærkt rabatteret attach-licens.

Hvad er forskellen på en base- og en attach-licens?

Funktionaliteten er præcis den samme. Forskellen er prisen. Hver bruger skal have én base-licens til fuld pris. Efterfølgende applikationer kan tilføjes som attach-licenser til en lavere pris.

Er der et minimumskøb for F&O-licenser?

Ja, der er et minimumskøb på 20 fulde brugerlicenser af enten Dynamics 365 Finance eller Dynamics 365 Supply Chain Management.

Hvordan finder jeg ud af, hvilke licenser mine brugere har brug for?

Du kan bruge de indbyggede rapporter i F&O under Systemadministration til at estimere behovet baseret på brugernes sikkerhedsroller. For en dybere analyse kan du også forespørge direkte i SQL-databasen.

Konklusion

At forstå og administrere Dynamics 365 Finance & Operations-licenser er en kritisk forretningsdisciplin. Ved omhyggeligt at analysere dine brugeres behov, udnytte de forskellige licenstyper korrekt og være opmærksom på kommende deadlines for håndhævelse, kan din organisation ikke kun sikre fuld compliance, men også opnå betydelige besparelser. Det anbefales at foretage en regelmæssig revision af licenser og roller for at sikre, at jeres setup fortsat er optimalt. For komplekse scenarier kan det være en fordel at rådføre sig med en erfaren Microsoft-partner.